Formålet med Fokusgrupperne er, i et tæt samarbejde mellem indkøbere og leverandører, at udarbejde kravs specifikationer eller tjeklister og vejledninger til brug for fremtidige udbudsforretninger. Herved er håbet, at risikoen for at fremtidige udbud annulleres eller giver anledning til klager, til glæde for begge parter.

Al materiale vil blive offentliggjort på ika.dk og vil være offentlig tilgængelig. Det vil sige man IKKE skal være medlem af IKA for, at kunne se og læse materialet.

Dette sker da arbejdet betragtes som afklaring af tekniske specifikationer og skal i henhold til udbudsdirektivets bestemmelser ske med behørig hensyntagen til gennemsigtigheds- og ligebehandlingsprincippet.
Det betyder også, at evt. leverandører der IKKE er medlem af IKA, kan deltage i fokusgruppens arbejde. Af hensyn til ligebehandlingsprincippet SKAL vedkommende optages i gruppen.
Ønskes der deltagelse i en fokusgruppe skal IKA’s sekretariat kontaktes på ika@ika.dk

Det er vigtigt at pointere, at leverandørerne sidder i gruppen som repræsentanter for branchen, og ikke for deres firma. Indkøberne i gruppen bør trække sig fra gruppen, når de selv skal i udbud med området, for at undgå habilitetsproblemer.

Gruppen bør derudover overveje ad hoc at involvere fagpersoner, så det sikres, at hele områder gennemgås, ligesom gruppen evt. kan suppleres med deltagelse fra den/de respektive brancheforeninger.

Praktiske forhold omkring Fokusgruppernes arbejde
Gruppen kan udpege et medlem af gruppen som tovholder og som har ansvaret for at indkalde til møder og samt evt. ændringer i gruppens sammensætning.

Der skal udarbejdes en strategi for gruppens arbejde herunder en tidsplan for gruppens arbejde. Er der udpeget et medlem af gruppen som tovholder skal tidsplanen fremsendes til sekretariatet, ligesom sekretariatet løbende holdes opdateret med status i gruppen.

Gruppen afholder selv udgifter i forbindelse med møder, udarbejdelse af materiale mv. Udgifterne der er forbundet med afholdelse af møderne vil blive fordelt mellem arbejdsgruppens medlemmer.

Gruppen aftaler selv hvor møderne afholdes.  

Tjeklister/Kravsspecifikationer
Der vil være forskel på hvor konkrete listerne og vejledningerne kan laves, afhængig af om der er tale om et varekøb eller en tjenesteydelse. Vær opmærksom på, at der IKKE skal udarbejdes et egentlig oplæg til udbudsmateriale.

Ligeledes skal gruppen kort beskrive evt. faldgruber, og specielle områder indenfor hvert produkt/ydelsesområde, hvor man skal være ekstra opmærksom på, hvordan tingene formuleres. Materialet udarbejdes i word/excel - husk at notere, hvornår materialet senest er opdateret.

Gruppen skal udarbejde tjeklister som bl.a. skal indeholde:
Oplysninger om specielle krav, love og bekendtgørelser på området
Gode ideer og råd til udbudsmaterialet, specifikationer, m.m.
Evt. forslag til delområdeopdeling Specielle miljøkrav, der knytter sig til området
Forslag til tilbudslister
Oversigt over/links, hvor der kan findes supplerende oplysninger

Hvordan sikre vi materialet bliver brugt?
Når materialet er færdigt vil det ligge klar til download på ika.dk for IKA’s medlemmer. Der sendes en mail rundt i medlemskredsen, når materialet er klar - samtidig med det vil ligge som en nyhed på ika.dk’s forside.
Under hvert område oprettes følgende pinde på ika.dk: 
Materiale, herunder IKAtjeklister samt inspirationsmaterialer 
Arbejdsgruppe 
Evt. referater 
Debat og erfaringer 
Klagesager 
Links

Andre gode ideer til hvad siden kan indeholde modtages gerne.

Nye behov og ønsker
Ønsker du at starte en ny gruppe, kan sekretariatet hjælpe med at finde deltagere til gruppen. Har du et godt materiale liggende, må du meget gerne maile det til sekretariatet, så dine kollegaer kan få glæde af det.

Har du gode ideer og forslag, er du altid velkommen til at kontakte sekretariatet. Henvendelse vedr. arbejdsgrupperne kan ske til IKA's sekretariat på e-mail ika@ika.dk