Håndbog for udstilling på IKA Årskonference 2024

Det er vigtigt, at du gennemlæser udstillerhåndbogen grundigt, så du bedst muligt kan forberede dit besøg som udstiller på IKA Årskonference

Nedenstående vedrører udstilling i forbindelse med IKA Årskonference 2024. Husk at formidle håndbogen videre til de personer, der er til stede på Årskonferencen

1. Reservation af stand
   Er muligt fra den 12. marts 2024 og der fremsendes faktura for standen i juni 2024. Er betaling ikke sket ved betalingsfristen, tildeles standen til interesserede fra en evt. venteliste.
   
   Netværk+ medlemmer (leverandører, der er medlem af IKAs leverandørnetværk), har den ekstra fordel at få adgang til reservation af stande som de første. Fra den 18. marts har Netværk Basis-medlemmer og offentlige medlemmer adgang til reservation af stande. Fra den 03. april sælges eventuelle ledige stande til ikke-medlemme
   
   Standinformation
   Standene på årets messe hos Comfort Hotel Copenhagen Airport er varierende størrelser.
   
   En stand er kun gulvplads!
   Bag stande, der er ryg-mod-ryg mod en anden stand, vil der være opsat en interimistisk standvæg (markeret på standplan med tyk rød streg). 
   Hvis din stand kun har fri-sider, og du ønsker en standard bagvæg opstillet på din stand, kan denne bestilles gratis i webshoppen, hvis omgivelserne tillader det.
   
   Det er op til jer som udstillere, om I ønsker at bestille bagvæg, væg til sidestand og lignende messeudstyr. Det anbefales, at I bestiller lamper, hvis I har brug for ekstra lys. Dette kan bestilles i webshop hos CPH Lounge - se punkt 7 bestilling/leje af div. til standen.
   
   Udstillingsområdet hos Comfort Hotel Copenhagen Airport er i mørke toner og primært sort/grå. Gulvet i Hangar foyer er lyse terrazzo klinker og vægge er grå. Spotlys i loft.
   Gulvet inde i salen er belagt med et mørkegråt/sort gulvtæppe og vægge er grå. Spotlys i loft.
   Se standplanen for mål og placering af stande.
   
   Max. byggehøjde er 2,5 meter.
   
   Alle stande kan gratis bestille adgang til almindeligt Strøm 220V. i webshoppen. Er der behov for mere strøm, eller højere amp, skal dette også bestilles i webshoppen.
   
   Stand 18 og 19 er forbeholdt bilproducenter. Tidspunkt for indkøring af biler aftales nærmere med IKAs sekretariat.
   
   Mini-stande er kun gulvplads 1,5 x 1,5 meter, og svarer til plads til f.eks. ét højt cafébord og én roll-up. Det er ikke tilladt at opstille messevægge omkring Mini-stande.
    
2. Standpersonal
   Alle standpersonaler skal tilmeldes Årskonferencen, som deltagere. Vi gør opmærksom på, når det er på tide at tilmelde jeres standpersonale. Medarbejdere der ikke er tilmeldt IKA Årskonference, kan ikke opholde sig på standen/Årskonferencen.
    
3. Afmelding af stand
   Det er muligt at afmelde sin stand frem til uge 22. Efter denne frist anses tilmeldingen som bindende, og det er ikke muligt at få refunderet tilmeldingsgebyret.
   
   IKA vil selvfølgelig altid forsøge at leje standen ud til en anden udstiller, men hvor det ikke lykkes, hæfter udstiller for den fulde leje.
    
4. Opsætning og nedtagning af stand
   Adgang til din stand:                         
   Onsdag den 25. september 2024 fra kl. 14.00-20.00
   Torsdag den 26. september 2024 fra kl. 07.00-09.0
   
   Nedpakning af din stand:
   Fredag den 27. september 2023 kl. 13.00-16.00
   
   Udstillingens åbningstider er:
   Torsdag den 26. september 2024 kl. 09.00-17.30
   Fredag den 27. september 2024 kl. 08.00-13.0
   
   Nedpakning af standen må ikke påbegyndes før Årskonferencens program er helt afsluttet fredag kl. 13.00.
   
   IKA Årskonference er en netværkskonference, hvorfor vi meget gerne ser dig deltage i konferencens faglige oplæg og dermed danne det bedste grundlag for netværk
    
5. Forsendelse af materialer
   Har du materialer der skal sendes hertil, kan det sendes til:
   
   Comfort Hotel Copenhagen Airport
   Ellehammersvej 18
   2770 Kastrup
   Varelevering i HANGAR
   Mrk. IKA/stand nr.__/Karat Birk
   
   Skal materialer returneres efter messen, bedes du selv sørge for bestilling af fragtmand, mærkning af varer m.v.
   
   Vi kan modtage dine materialer tidligst onsdag den 25. september fra kl. 08.00-16.00. De skal afhentes af fragtmand senest fredag den 27. september efter konferencen er slut – dog senest kl. 20.00.
   
   Bliver materialerne ikke afhentet som aftalt, vil der blive opkrævet et dagsgebyr på kr. 600,- for opbevaring
    
6. Bestilling/leje af div. til stande
   Udsmykning, standvægge, strøm, PR, møbler og andet udstillingsmateriale, bestilles ved CPH Lounge via linket her. Ved spørgsmål til webshoppen kan Thomas Steinmann kontaktes på cphlounge@slet-dette.cphlounge.dk
   Ved Comfort Hotel kan følgende bestilles (Bestilling foretages via Webshop hos CPH Lounge):
   - Konferencebord med hvid dug inkl. 2 stole: 30 kr.
   - Strøm (ekstra eller højere amp): 250 kr.
   - Blomsterbuket inkl. vase: Fra 300 kr.
   - Lille skål i glas eller porcelæn: 30 kr.
   - Duge, hvide (ekstra) 132x132 cm.: 20 kr.
   - Slik eller chips i skål: 60 kr./stk.
   - Højt Cafébord uden dug (Bestilles efter først-til-mølle-princip, da Comfort Hotel har begrænset antal): 50 kr.
    
7. Konkurrencer / udtrækninge
   Det er ikke tilladt at afholde konkurrencer/uddele præmier på standene
   
   IKAs bestyrelse anbefaler, at udstillere orienterer sig om anbefalingerne i Moderniseringsstyrelsens vejledning ”God adfærd i det offentlige” og respekterer retningslinjerne.
   
   Det er tilladt at uddele små reklameartikler af ubetydelig værdi, herunder for eksempel kuglepenne, keyhangers eller tilsvarende med logo.
   
   Er udstiller i tvivl om, hvorvidt en reklameartikel falder uden for den definerede ramme, skal udstilleren kontakte sekretariatet med henblik på en afklaring senest i uge 37, 2024.
   
   Konstateres det, at reglerne ikke overholdes, vil man blive udelukket fra at udstille det efterfølgende år.
    
8. Udskænkning og fødevarer
   Det er ikke tilladt at medbringe egne mad- og drikkevarer. Clarion har eneret på at sælge mad og drikkevarer til både udstillere og gæster.
   
   Ønsker udstillere at uddele smagsprøver på standen, skal dette aftales separat med Clarion på meetings.cph@choice.dk, som vil opkræve et gebyr for dette. Udstiller er ansvarlig for at følge dansk lovgivning på fødevareområdet, bl.a. dokumenteret egenkontrol på standen og korrekt bortskaffelse af affald. I forbindelse med organisk affald, skal lejer planlægge og overveje flg.: overblik over levering, mængde, håndtering, opbevaring og bortskaffelse, ekstra rengøring før, under og efter arrangementet osv.
   
   Udskænkning af alkohol og alkoholiske drikke må ikke finde sted og det er ikke tilladt at udskænke alkohol på standen, før efter det officielle program er slut
   
   Slik og små chokolader m.v. må gerne uddeles.
    
9. Aktiviteter på standen
   Det er ikke tilladt at benytte levende musik, solistoptræden eller baggrundsmusik på standen eller andre steder på Comfort Hotel Copenhagen Airport.
    
10. Kontaktoplysninger på deltagere
    Udstillere har mulighed for at rekvirere deltagerlister inkl. e-mailadresser hos IKA sekretariatet. Disse e-mailadresser må KUN bruges i forbindelse med information relateret til IKA Årskonference 2024. Det er f.eks. ikke tilladt at tilmelde disse e-mailadresser til udstillernes egne nyhedsbreve.
     
11. Spørgsmål
    Spørgsmål vedrørende deltagelse og program: IKA sekretariat, Anja Vang Blessing, anja@ika.dk, telefon: 6160 3809 eller Loni Strandby Pedersen, loni@slet-dette.ika.dk 6128 0858.

Der tages forbehold for ændringer.