Ny udbudsskabelon fra IKA skal styrke samarbejdet mellem ordregivere og leverandører

IKA – Foreningen af Offentlige Indkøbere offentliggør nu en ny formel-relationel udbudsskabelon. Skabelonen er udarbejdet af IKAs skabelongruppe i samarbejde med professor Ole Helby Petersen fra Roskilde Universitet og partner Annelouise Dalgaard Pedersen fra HortenDahl.

Den nye skabelon er udviklet med ambitionen om at skabe bedre rammer for samarbejde mellem ordregivere og leverandører i offentlige kontrakter.

“Med IKAs nye skabelon for formelle-relationelle kontrakter, har vi sat samarbejdet tydeligt i centrum for en effektiv og velfungerende aftale. Skabelonen styrker gensidigheden mellem ordregiver og leverandør gennem en mere balanceret fordeling af rettigheder, risici og forpligtelser samt klare rammer for samarbejde og kommunikation. Ambitionen er at skabe en kommercielt attraktiv aftale for begge parter.” siger professor Ole Helby Petersen fra Roskilde Universitet.

Balance mellem samarbejde og udbudsret

Arbejdet med skabelonen har haft fokus på at omsætte relationelle samarbejdsprincipper til et kontraktgrundlag, der også fungerer inden for udbudsrettens rammer.

“Med skabelonen Formelle-Relationelle IKA skabelon lancerer IKA det aftaleretlige grundlag for formelt-relationelt samarbejde i udbudskontrakter.” siger Annelouise Dalgaard Pedersen, partner hos HortenDahl.

Hun fremhæver, at skabelonen søger at give parterne et robust fundament – også når samarbejdet udfordres:

“I arbejdet med skabelonen har vi haft fokus på at forankre de formelt-relationelle principper i aftalen, så parterne – også når samarbejdet bliver udfordret – har et solidt grundlag for at efterleve principperne. Samtidig indgår det som en integreret del af skabelonen, at samarbejdet kan omfatte innovations- og udviklingsforløb.”

Ifølge hende handler arbejdet i høj grad om at balancere fleksibilitet og juridisk klarhed:

“Udbudsreglerne er ikke til hinder for samarbejder i overensstemmelse med de relationelt-formelle principper, men det kræver en spids pen at forene dynamiske aftaleprincipper med de udbudsretlige principper om gennemsigtighed og forudsigelighed. Den balance har vi søgt at ramme med skabelonen.”

Fra forskning til praksis

For IKAs skabelongruppe har ambitionen været at omsætte forskningsbaseret viden til konkrete værktøjer for offentlige indkøbere.

“Det har været spændende at arbejde med at udarbejde den nye formelle-relationelle udbudsskabelon i IKAs skabelongruppe i samarbejde med professor Ole Helby Petersen fra Roskilde Universitet og advokat Annelouise Dalgaard Pedersen,” siger Peder Van Roest Dahl, udbudskonsulent hos Fællesindkøb Midt og formand for IKAs skabelongruppe.

“Med arbejdet kobler vi internationalt anerkendte forskningsresultater med praktisk anvendelige udbudsværktøjer.”

Han understreger samtidig, at skabelonen nu skal ud og bruges i praksis:

“Vi glæder os til, at version 1.0 af den formelle-relationelle udbudsskabelon kommer ud at leve. Vi ved, at den har været ventet af mange både på ordregiver- og leverandørsiden. Vores håb er, at skabelonen bidrager til, at både leverandører og ordregivere kan gå mere proaktivt ind i samarbejdsrelationerne til gavn for alle parter.”

IKA Skabelongruppen opfordrer samtidig brugerne til at bidrage til den videre udvikling:

“Vi vil meget gerne have feedback fra brugerne og modtagerne af skabelonen, så vi løbende kan forbedre værktøjet,” siger Peder Van Roest Dahl.

Opbakning fra erhvervslivet

Flere erhvervsorganisationer bakker op om initiativet.

Hos Dansk Industri ser man initiativet som et vigtigt skridt i den rigtige retning.

“Uroen i verden, den grønne omstilling og behovet for stærkere konkurrenceevne kalder på, at vi rykker sammen i bussen. Der er brug for klogere og mere fleksible samarbejder mellem offentlige indkøbere og private leverandører. Det kræver handling – ikke kun skåltaler. Tak til IKA for at blive konkrete. Retningen er rigtig, og sammen må vi fjerne sten i skoen på vejen,” siger Felix Dalker, seniorchefkonsulent i Dansk Industri.

Hos Dansk Erhverv peger man på betydningen af stærke partnerskaber.

“Komplekse opgaver kræver mere end paragraffer. De kræver klare mål og et ligeværdigt samarbejde. De formelle-relationelle skabeloner anerkender netop det, og det styrker fundamentet for professionelle og langsigtede partnerskaber mellem det offentlige og virksomhederne,” siger Morten Jung, branchedirektør i Dansk Erhverv Service & OPS.

Hos SMVdanmark fremhæver man også værdien af det relationelle fokus.

“Vi sætter stor pris på at være blevet inddraget i processen og bakker op om det øgede fokus på relationelle samarbejder, som de nye udbudsskabeloner lægger op til. Initiativet peger på en retning, hvor samarbejde og dialog mellem ordregivere og leverandører får en mere central rolle,” siger jurist Christoffer Sodemann fra SMVdanmark.

En stor indsats fra IKAs skabelongruppe

Den nye skabelon er udviklet af IKAs skabelongruppe – en gruppe af erfarne offentlige indkøbere, der frivilligt har arbejdet med at udvikle værktøjer til gavn for hele indkøbsfællesskabet.

IKA retter en stor tak til skabelongruppens medlemmer for deres arbejde:

• Peder Van Roest Dahl, udbudskonsulent, Fællesindkøb Midt (Formand for IKA Skabelongruppen)
• Ida Bisballe Rasmussen, udbudsjurist, Silkeborg Kommune
• Inger Haaknel, udbudskonsulent og contract manager, Indkøbsfællesskabet IFIRS
• Lena Schjerning Attermann, udbudsjurist, Vejle Kommune
• Lina Thomsen, udbudskonsulent, Viborg Kommune
• Thomas Nielsen, udbudskonsulent, Syddjurs Kommune
• Trine Kragh, udbudsjurist, Ringsted Kommune

Deres arbejde har været afgørende for udviklingen af skabelonen, som nu stilles til rådighed for offentlige indkøbere.

Hent den nye formel-relationel udbudsskabelon her

Vil du vide mere?

IKA planlægger en række dagskurser og webinarer om formelle-relationelle udbud og den nye skabelon med deltagelse af Ole Helby Petersen, Annelouise Dalgaard Pedersen og Peder Van Roest Dahl.

Hold øje med IKAs nyhedsbreve, hvor der snart kommer mere information.